تجهیزات و لوازم اداری چیست؟

تجهیزات و لوازم اداری هر دفتر کار به مبلمان و وسایلی نیاز دارد که متناسب با نوع فعالیت‌ها و سبک کاری آن محیط باشد. به همین دلیل، لوازم اداری یک دفتر به دفتر دیگر می‌تواند کاملاً متفاوت باشد. یکی از بزرگ‌ترین تفاوت‌ها، شیوه طراحی فضای دفتر است؛ آیا دفتر شما به‌صورت دفتر باز (Open Office) است یا هر کارمند در اتاق جداگانه کار می‌کند؟ این تفاوت در نوع مبلمان تاثیر زیادی دارد. همچنین، هدف استفاده از مبلمان نیز اهمیت زیادی دارد.

امروز با پیشرفت فناوری و خلاقیت در طراحی، انواع مختلفی از مبلمان اداری در بازار موجود است. اما مهم‌ترین سوالی که باید از خود بپرسید این است: چه نوع مبلمان اداری برای دفتر شما مناسب‌تر است؟

اولین گام، این است که اولویت‌های خود را مشخص کنید. به این فکر کنید که چه چیزهایی برای شما مهم‌تر است: هزینه، کیفیت، کارایی، زیبایی، ارگونومی یا سلامت. بعد از این که اولویت‌ها را مشخص کردید، می‌توانید مدل‌های مختلف را بررسی کنید یا حتی طرح‌های خاص خودتان را طراحی کنید. در واقع، ما اینجا هستیم تا طرح‌های شما را به واقعیت تبدیل کنیم. کافی است با ما تماس بگیرید و تیم متخصص ما در کنار شما خواهد بود.

در نهایت، فراموش نکنید که تمام مبلمان اداری باید از نظر طراحی و کیفیت هماهنگ و متناسب با هم باشند. هرچند که انتخاب‌ها زیاد است، اما در هر دفتر معمولاً چند نوع از مبلمان ثابت و پرکاربرد وجود دارد که تقریباً در تمام محیط‌های اداری به کار می‌روند.

1. میزها

بخش زیادی از فعالیت‌های روزمره‌ی اداری روی میز کار انجام می‌شود. هدف اصلی از داشتن یک میز اداری، ایجاد سطحی مناسب و کاربردی برای انجام کارها و قرار دادن وسایل مورد نیاز است. هنگام انتخاب میز، با مدل‌ها، رنگ‌ها و جنس‌های بسیار متنوعی روبه‌رو می‌شوید، اما نکته‌ی مهم این است که میز شما باید هم از نظر کیفیت و راحتی مناسب باشد و هم از نظر زیبایی و هماهنگی با محیط. همچنین عواملی مانند هزینه، دوام و سهولت جابه‌جایی هم باید در نظر گرفته شود.

در دنیای مبلمان اداری، میزها انواع مختلفی دارند؛ از جمله میز کار، میز جلسات، میز کارمندان و میز مدیریتی. انتخاب هرکدام باید بر اساس محل استفاده و نوع فعالیت انجام شود. مثلاً منطقی نیست برای اتاق مدیر ارشد از میز کارمندی استفاده شود، همان‌طور که قرار دادن میز مدیریتی بزرگ در فضای کار اشتراکی چندان مناسب نیست.

1.1. میزهای مدیریتی

میز مدیریتی معمولاً برای مدیران ارشد یا میانی طراحی می‌شود تا هم در جلسات رسمی قابل استفاده باشد و هم فضای کاری شخصی آن‌ها را پوشش دهد. این میزها باید علاوه بر کارایی، از نظر ظاهری نیز شیک، باوقار و تاثیرگذار باشند؛ چون در نگاه اول، نقش زیادی در شکل‌گیری برداشت مهمانان از جایگاه و اعتبار مدیر دارند.

«وقتی طراحی و عملکرد در یک میز مدیریتی مدرن به تعادل برسند، فضا خودش الهام‌بخش می‌شود.»

البته، انتخاب نهایی تا حد زیادی به بودجه و سلیقه‌ی شما بستگی دارد. همکاری با تولیدکنندگانی که در زمینه‌ی طراحی و ساخت میزهای مدیریتی تخصص دارند می‌تواند باعث شود بهترین نتیجه را با هزینه‌ی مناسب به دست آورید.

1.2. میزهای کار (Desks)

میز کار انتخابی است برای افرادی که به یک فضای شخصی و کاربردی نیاز دارند. این نوع میزها معمولاً سبک‌تر و جمع‌وجورتر هستند و برای تمرکز بر انجام کار طراحی شده‌اند. بسته به نوع استفاده، می‌توان آن‌ها را در فضاهای اداری یا حتی در محیط‌های هوم‌آفیس (Home Office) به کار برد. در خانه یا فضاهای کوچک‌تر، معمولاً میزهایی با طراحی ساده، مینیمال و ظریف ترجیح داده می‌شوند. میز کار برخلاف میز مدیریتی، بیشتر نماد فعالیت و پویایی است تا جایگاه و تشریفات اداری.

1.3. میزهای چندنفره (Workstation)

در دفاتر باز که چند نفر به‌صورت هم‌زمان در یک محیط کار می‌کنند، میزهای چندنفره یا ورک‌استیشن‌ها انتخابی هوشمندانه‌اند. این میزها معمولاً از یک سطح بزرگ تشکیل شده‌اند که با پارتیشن‌ها یا جداکننده‌ها به چند بخش تقسیم می‌شود تا هر کارمند فضای اختصاصی خود را داشته باشد.

«میز کار گروهی، جایی است که ایده‌ها به هم می‌رسند و خلاقیت جان می‌گیرد.»

این نوع طراحی علاوه بر صرفه‌جویی در فضا، باعث می‌شود کارکنان در عین داشتن حریم شخصی نسبی، حس تعامل و همکاری را نیز از دست ندهند. ورک‌استیشن‌ها بهترین گزینه برای شرکت‌هایی هستند که به دنبال ترکیب بازدهی بالا و کار تیمی پویا هستند.د.

2. صندلی‌ها و مبل‌ها

صندلی و مبل از مهم‌ترین اجزای هر دفتر کاری هستند؛ بدون آن‌ها، حتی زیباترین فضا هم حس کامل بودن ندارد. بیشتر ساعات کاری ما در حالت نشسته سپری می‌شود، بنابراین انتخاب یک صندلی راحت و استاندارد تنها مسئله‌ای ظاهری نیست، بلکه مستقیماً با سلامت بدن، تمرکز و بازده کاری در ارتباط است. یک صندلی مناسب می‌تواند خستگی روزانه را کاهش دهد، حس راحتی ایجاد کند و در عین حال، فضا را حرفه‌ای‌تر و منظم‌تر نشان دهد. در واقع، صندلی خوب هم سلامت کارمندان را تضمین می‌کند و هم به زیبایی و اعتبار محیط کار جلوه‌ای تازه می‌بخشد.

2.1. صندلی‌های مدیریتی

صندلی مدیریتی فقط وسیله‌ای برای نشستن نیست؛ نشانه‌ای از شخصیت، جایگاه و سلیقه‌ی مدیر است. طراحی این صندلی‌ها معمولاً با دقت و جزئیات بالا انجام می‌شود تا ترکیبی از وقار، راحتی و جذابیت بصری را ارائه دهد. تکیه‌گاه بلند، دسته‌های چوبی یا فلزی محکم و دوخت‌های ظریف از ویژگی‌هایی هستند که به این صندلی‌ها ظاهری باابهت و رسمی می‌دهند.

با این حال، ظاهر تنها بخشی از ماجراست. یک صندلی مدیریتی ایده‌آل باید از مواد باکیفیت ساخته شده باشد و پشتیبانی مناسبی از کمر و گردن فراهم کند. طراحی ارگونومیک آن باعث می‌شود حتی در جلسات طولانی یا روزهای فشرده‌ی کاری، بدن احساس خستگی نکند. نتیجه؟ ترکیبی هماهنگ از راحتی، قدرت و سبک شخصی.

2.2. صندلی‌های کارمندی (Working Chairs)

کارمندان بیشترین زمان خود را پشت میز و روی صندلی می‌گذرانند؛ به همین دلیل، انتخاب صندلی مناسب برای آن‌ها یک ضرورت واقعی است، نه یک انتخاب لوکس. استفاده از صندلی‌های بی‌کیفیت یا غیر استاندارد در بلندمدت می‌تواند باعث دردهای عضلانی، خستگی مداوم و مشکلات ستون فقرات شود. مسائلی که در محیط‌های اداری امروزی بسیار شایع‌اند.

«پارتیشن اداری مدرن، راهی برای ایجاد نظم، حریم و زیبایی در کنار هم است.»

از آنجا که فرم بدن، قد و نحوه‌ی نشستن هر فرد متفاوت است، بهترین گزینه صندلی‌هایی هستند که قابل تنظیم باشند؛ از ارتفاع گرفته تا زاویه‌ی پشتی و موقعیت دسته‌ها. چنین صندلی‌هایی کمک می‌کنند بدن در وضعیت طبیعی خود قرار گیرد و فشار از روی عضلات و مفاصل برداشته شود. نتیجه‌اش واضح است: بدنی سالم‌تر، تمرکزی بالاتر و انرژی بیشتر در طول روز.

3. کمدها، فایل‌ها، گاوصندوق‌ها و کتابخانه‌ها

کمدها در محیط‌های اداری برای نگهداری پرونده‌ها، اسناد و وسایل کاری استفاده می‌شوند. همچنین می‌توان از آن‌ها برای قرار دادن کامپیوتر، چاپگر یا تجهیزات اداری بهره گرفت. برای نگهداری اسناد محرمانه یا دارایی‌های مالی، تجهیزات و لوازم اداری مانند گاوصندوق‌ها و فایل‌های قفل‌دار گزینه‌های مطمئنی هستند. این تجهیزات می‌توانند از چوب، فولاد یا ترکیب مواد مختلف ساخته شوند. انتخاب نوع متریال و طراحی آن باید بر اساس کاربرد، امنیت و بودجه انجام شود تا بیشترین بهره‌وری و ایمنی را داشته باشند.

در کنار آن‌ها، کشوهای چرخ‌دار (کاستون‌ها) و سایر لوازم جانبی مانند میزهای پذیرایی، چراغ‌های رومیزی و ست‌های مدیریتی نیز مکمل فضاهای اداری هستند.